jueves, 24 de julio de 2008

Departamento de Compras

DEPARTAMENTO DE COMPRAS


Concepto

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.

Importancia del Departamento de Compras

Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.
Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en costos más bajos.

Objetivos del Departamento de Compras

· Comprar los materiales para los propósitos buscados
· Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
· Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
· Procurar materiales al precio mas bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido.
· Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
· Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor.
· Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflación o escases.
· Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras coladas.


Factores en la decisión de una compra

Los tres principales factores en la decisión de una compra son:
1. La calidad
2. La funcionalidad
3. El precio

1. La calidad

No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto.

2. El precio

Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una guía confiable para un comprador.
En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que más bien está moviéndose por la calidad, se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente esta solicitando.
El área de compras tiene la obligación de comprar justo los materiales que ayuden a abatir los costos de producción para que ésta resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los
clientes de la empresa.
En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el costo de producción se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que es él quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto.


3. Funcionalidad

Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que función van a desarrollar en beneficio del producto final.
Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseño o describir solamente sus características no es la aproximación adecuada, lo importante es definir qué función van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta función debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio.

Políticas de compras

Las políticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas deben estar acordes con las políticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las políticas de compras son:

1. Deben estar claramente expuestas.
2. Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica.
3. Indicar los factores limitativos y determinantes.
4. Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.

Funciones de Departamento de Compras

· Adquisiciones

Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

· Guarda y Almacenaje

Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas).

· Proveer a las demás áreas

Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.




Proceso de compras



Materiales que el departamento de compras debe adquirir para la fabricación de las muñecas de plástico

PVC (POLICLORURO DE VINILO) plastificado: es utilizado para el cuerpo.
Plastificante: es el olor peculiar que relacionamos con los muñecos.
Nylon o Poliéster: usado para el cabello de las muñecas.
Las pinturas son vinílicas (base agua)

Impacto Ambiental de las materias primas

El plástico es un peligro para el mundo porque:
Existe una gran isla de basura del doble del tamaño de Estados Unidos en el Océano Pacífico entre San Francisco y Hawái. El 80% de esta isla se compone de plástico y ha existido desde la década de los 50's.
La mayoría de las muñecas de plástico tardan 300 años en desintegrarse. Los rayos ultravioletas del sol sólo logran dividirlo en moléculas pequeñas pero jamás desaparecen de la faz de la Tierra.
Aves, peces, tortugas y mamíferos están comiendo plástico, confundiéndolo con alimento y millones mueren en todo el mundo. Sus cuerpos se biodegradan pero el plástico ingerido se mantiene intacto y puede seguir matando incautos una y otra vez en la cadena alimenticia marina.
El mundo usa un millón de bolsas plásticas por minuto; éstas no se biodegradan, no importa lo delgadas que sean, pues están hechas con moléculas derivadas del petróleo. Sólo se fragmentan en pedazos más pequeños que el grosor de un cabello humano pero nunca desaparecen.
Todo el plástico fabricado hasta hoy, sigue existiendo, ya sea que haya sido reciclado o esté en mares océanos como contaminante.
Actualmente se encuentran hasta 3kg de plástico por cada medio kg de plancton en la mancha del Pacífico.
Las bolsas plásticas cubren miles de km de fondo marino. En algunas áreas del Océano Pacífico no se ha podido encontrar el fondo, pues está cubierto por grandes capas de bolsas plásticas.
La mitad de todos los plásticos se hunden, y al hacerlo, los moluscos, crustáceos otros pequeños animales que son parte de la cadena alimenticia encargados de la limpieza del mar, terminan muriendo.
En 2002 una ballena llegó a la costa de Normandía con cerca de 800kg de bolsas de plástico en su estómago.
Los envases desechables contaminan y se degradan en aproximadamente 1000 años. Quedan reducidos a moléculas sintéticas invisibles pero siempre presentes.
Rutas para importar la materia prima desde Venezuela

Por carreteras
Por medio Fluvial: Debido a la abundancia de recursos hidrológicos, Colombia tiene una ventaja competitiva significativa en términos de transporte fluvial.
La política del gobierno colombiano ha impulsado la rehabilitación de los ríos como medio para transportar pasajeros y carga.
Los seis principales ríos navegables en Colombia son: El Magdalena, Meta, Cauca, Orinoco, Amazonas y el Atrato.
El gobierno planea dar bajo concesión la operación, mantenimiento y administración portuaria de los ríos Magdalena y Meta.
Rio Meta: La principal vía fluvial en la parte noreste del país; también sirve como ruta para el comercio con Venezuela.
Los productos transportados a través del Río Meta incluyen materiales de construcción, bebidas, alimentos y ganado.
Hay un proyecto para mejorar el navegabilidad del Río Meta con el fin de aumentar el comercio bilateral con Venezuela.
La Reforma Fiscal (Ley 788 de 2002) exime de pagar el impuesto sobre la renta durante 15 años a las compañías que suministran servicios de transporte fluvial con planchones de bajo calado.

Transporte marítimo: Cerca del 96% de la carga internacional del país es enviada por este medio. Actualmente existen 9 puertos especializados en actividades específicas.
Tráfico en los Puertos
Puerto
Principales Productos
% Total de Tráfico
Puertos Regionales*
23.35
Buenaventura
Carga General y Pescado
10.45
Cartagena
Carga General y Pasajeros
4.93
Santa Marta
Carga General
4.15
Barranquilla
Carga General y Pescado
3.72
Tumaco
Carga General y Frutas
0.10
Puertos Especializados
76.65
Guajira
Carbón
31.61
Santa Marta
Carbón
23.51
Golfo deMorrosquillo
Hidrocarburos
8.81
Cartagena
Hidrocarburos, carbón, químicos y pescado
8.60
Barranquilla
Químicos y Carga General
2.85
Tumaco
Hidrocarburos
1.25
Turbo
Hidrocarburos
0.02
Total
79 Millones deToneladas

Los puertos colombianos son un modelo de administración en América Latina. Durante los últimos años el valor real de las tarifas portuarias se ha reducido 65% en promedio, y según la Comisión de Comercio Internacional de Estados Unidos (USITC), Colombia tiene uno de los fletes más bajos por tonelada promedio hacia los este país.
El tiempo promedio de espera de la mercancía en puertos se ha reducido de 10 días a 12 horas, como resultado del amplio uso de tecnologías de comunicación, y de una mejor y más moderna infraestructura.

Transporte aéreo: El transporte Aéreo está altamente desarrollado y el sector experimenta una continua mejora tecnológica.
Hay oficialmente 73 aeropuertos, 11 de los cuales son internacionales.


Términos de negociación ICONTERMS para la importación de materias primas

Distribución física
Operaciones necesarias para el desplazamiento de los productos preparados como carga desde el lugar de producción en el país de origen, hasta el lugar de entrega en el país de destino, bajo los parámetros de óptima calidad, costo adecuado y entrega justo a tiempo.
Para llevar a cabo el proceso de distribución física se debe dar:
El sistema de distribución y transporte optimo
Negociación de instrumentos financieros
Obtención de una cobertura de seguro
Cumplimiento con las normas tributarias, aduaneras y cambiarias
Los cinco términos ICONTERMS escogidos para el transporte de la mercancía de la empresa
Barby-Q son:
F FOB---------------------LIBRE A BORDO
C CIF----------------------COSTO SEGURO Y FLETE
C CIP----------------------TRANSPORTE, SEGURO PAGADO
D DAF---------------------ENTREGADO EN BUQUE
D DES
----------------------PUERTO DE DESTINO, ENTREGADO SOBRE
EL MUELLE



CONCLUSIONES


En las condiciones actuales en que vivimos los empresarios, todos y cada uno de nosotros debemos considerar las compras como una función vital para el éxito de cualquier empresa, sea esta industrial, comercial o de servicios. Las empresas que se precien de ser modernas deben considerar en su estructura organizacional como mínimo un Departamento de Compras sobre el que recaigan precisamente están funciones, cuyo objetivo será adquirir:
Materias primas.
Artículos indispensables para la fabricación de los bienes a que se dedican o bien de productos terminados para su venta.
Brindarlos servicios adecuados poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo (datos estadísticos para evaluar a los proveedores, sistemas de información y concertación de acuerdos y negociaciones con sus proveedores.
Uno de los aspectos más importantes que debe tener un empresario en cuenta en el área de compras es el aspecto económico, debido a que el área de compras debe utilizar de la mejor manera posible los recursos, monetarios de la empresa. Debe hacer un aporte significativo e importante a la productividad, comercialización o servicios, por medio de las negociaciones que observe, ya que cualquier ahorro en el costo de las materias primas, servicios o mercancías adquiridas mejorará la posición competitiva de la empresa como:
Adquisiciones a precios bajos
Buenas condiciones de pago
Servicios adicionales en mantenimiento o apoyo tecnológico en otros.
Todo esto generará un excelente beneficio para las empresas. En la actividad empresarial actual con actividades como publicidad compartida, promociones.

En la actividad empresarial actual cada empresario debe realizar estrategias compartidas con sus proveedores y clientes como publicidad compartida, promociones en precio, producto, servicio y otros: que permitan fortalecer su posición frente a la competencia en un canal de distribución (exclusividad); la creación de envases o empaques (diseño) muy propios para la empresa compradora, así como investigación de mercados para facilitar la venta, ofrecer sus productos o servicios a nuevos mercados.
Por eso mi estimado empresario no olvide. “El Mundo de negocios moderno requiere que usted tenga mentalidad emprendedora, tenga el control de la información, pero sobre todo tenga facilidad de asociación a lo largo de toda la integración vertical que influye en la actividad que usted realiza”.

8 comentarios:

Angelskate dijo...

Hola, Kelly o mejor grupo numero 2estuvo exelete el blog me gusto mucho


[(°:°)]

potter dijo...

buena informacion eeegracias

monik dijo...

muchas gracias por la informacion fue de gran ayuda :)

miguel antonio reyes dijo...

hola gusto en saludarte te comento que este blogs esta muy buena su redacción lo tome encuentra para hacer un presentación en mi estudio gracias por ser tan esmerado/da en colocar la información necesarias para el tema.

??? dijo...

Oye me encanto. Muchas gracias, no tienes la idea de como me estas ayudando!!!

Jose Barquin dijo...

buenas tardes, habrá algún libro que me puedas recomendar, ya que voy a trabajar en el departamento de compras
gracias

Jose Barquin dijo...

buenas tardes, habrá algún libro que me puedas recomendar, ya que voy a trabajar en el departamento de compras
gracias

Claudia Lorena dijo...

d q libro o pagina sacaste la informacion